Quản lý tài liệu với quyền hạn và dấu vết kiểm toán

Tất cả các tệp ở một nơi. Với Awerka, mọi người tìm thấy mọi thứ.

Lưu trữ, chia sẻ và tổ chức các tài liệu công ty của bạn một cách an toàn tại một trung tâm trung tâm với kiểm soát truy cập đầy đủ và lưu trữ chứng minh kiểm toán.

Bắt đầu miễn phí

Tệp phân tán trên năm đám mây — và không ai có thể tìm thấy bất cứ điều gì.

Hợp đồng nằm trong hộp thư của ai đó, bản vẽ sàn trong Dropbox, bức ảnh thiệt hại trên WhatsApp của đồng nghiệp. Khi ai đó cần bản gốc, cuộc tìm kiếm bắt đầu. Ai có quyền truy cập, ai không — hoàn toàn may mắn. Ai chỉnh sửa phiên bản mới nhất — không ai biết chính xác. Và khi thời gian kiểm tra lại, mọi thứ sẽ thú vị.

Trong Awerka, mỗi tệp được gắn trực tiếp vào khách hàng, dự án, đơn hàng. Quyền hạn theo sau tự động — ai có thể nhìn thấy dự án có thể nhìn thấy các tệp của nó. Xem trước nội tuyến có nghĩa là bạn thậm chí không cần nhấp để mở. Lịch sử phiên bản cho thấy ai đã thay đổi cái gì khi nào. Kiểm toán - an toàn, tuân thủ GoBD — mà không cần đặt hàng bất cứ điều gì bổ sung.

Dropbox, OneDrive, Google Drive — những công cụ vững chắc cho lưu trữ tệp thô. Nhưng họ không biết bất cứ điều gì về công việc của bạn. Awerka lưu trữ tệp chính xác nơi nó thuộc về: trên khách hàng, trong dự án, trong câu chuyện. Bạn không tìm kiếm — bạn nhấp vào nơi tài liệu luôn được mong đợi.

Tệp được gắn vào công việc

Khách hàng, dự án, đơn hàng — không gì bị mất

Quyền hạn theo dự án

Quyền truy cập chi tiết mà không cần thể dục admin

Kiểm toán an toàn & tuân thủ GoBD

Được lưu trữ tại Đức, với lịch sử phiên bản đầy đủ

Xem xét tài liệu yên tĩnh trên màn hình — Awerka đặt mỗi tệp chính xác nơi nó thuộc về

Lưu trữ tập trung

Giữ tất cả các tài liệu công ty ở một nơi — dễ tìm, an toàn và luôn có sẵn từ bất kỳ thiết bị nào.

Chia sẻ liền mạch

Chia sẻ tệp với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác chỉ với một vài cú nhấp chuột. Kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống.

Kiểm soát truy cập

Đặt quyền chi tiết cho các thư mục và tệp để giữ thông tin nhạy cảm được bảo vệ. Mức quyền truy cập cho mỗi người dùng và mỗi nhóm.

Tất cả những gì bạn cần

Tải lên và tổ chức tài liệu trong thư mục
Tải tệp kéo và thả cho các tải hàng loạt nhanh
Xem trước PDF, hình ảnh và tài liệu văn phòng trực tiếp trong trình duyệt
Chế độ xem thư viện hình ảnh để duyệt tệp trực quan
Kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi theo thời gian
Quyền chi tiết ở cấp người dùng, nhóm và người thuê
Tìm kiếm và lọc theo thẻ, tên và siêu dữ liệu
Gắn thẻ tệp và siêu dữ liệu để phân loại dễ dàng
Gắn tệp vào dự án, nhiệm vụ và khách hàng
Lưu trữ an toàn được cách ly với các đường dẫn tệp được mã hóa
Theo dõi lịch sử tải xuống và nhật ký kiểm toán
Được lưu trữ tại Đức — tuân thủ GDPR

Tính năng Quản lý Tệp

Tất cả những gì bạn cần để quản lý tài liệu công ty một cách chuyên nghiệp — từ các cấu trúc thư mục được tổ chức đến kiểm soát truy cập an toàn.

Cấu trúc Thư mục

Sắp xếp các tệp trong các thư mục phân cấp phản ánh cấu trúc công ty của bạn. Tạo các thư mục lồng nhau cho các bộ phận, dự án hoặc khách hàng.

Lưu trữ An toàn

Các tệp được lưu trữ an toàn trong các trung tâm dữ liệu Đức với tách biệt đầy đủ giữa các khách hàng. Dữ liệu của mỗi tổ chức được tách biệt và bảo vệ hoàn toàn.

Xem trước Nội bộ

Xem trước PDF, hình ảnh và tài liệu trực tiếp trong trình duyệt mà không cần tải xuống. Tiết kiệm thời gian và giảm sử dụng lưu trữ cục bộ.

Kiểm soát Truy cập

Đặt quyền chi tiết cho từng người dùng và nhóm cho mọi thư mục và tệp. Kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, tải xuống hoặc xóa tài liệu.

Trường hợp Sử dụng

Từ hợp đồng đến hóa đơn — xem cách các nhóm sử dụng quản lý tệp của Awerka trong công việc hàng ngày.

Quản lý hợp đồng

Lưu trữ và theo dõi hợp đồng, thời hạn và phiên bản tài liệu tại một vị trí trung tâm. Không bao giờ mất dấu về ngày gia hạn hoặc điều khoản hợp đồng. Đính kèm hợp đồng trực tiếp vào khách hàng hoặc dự án liên quan để truy cập ngay lập tức.

Tài liệu Dự án

Đính kèm tệp trực tiếp vào dự án, tác vụ và khách hàng. Giữ các bản vẽ kỹ thuật, đặc tả, ảnh chụp và báo cáo được liên kết với công việc mà chúng thuộc về. Mỗi thành viên nhóm xem các tài liệu mới nhất mà không cần tìm kiếm qua email.

Lưu trữ Hóa đơn

Lưu trữ tất cả các tài liệu tài chính trong một kho lưu trữ được kiểm toán. Hóa đơn, hóa đơn biên lai và thẻ tín dụng được lưu trữ an toàn và có thể tìm kiếm ngay lập tức. Đáp ứng các yêu cầu lưu giữ quy định một cách tự tin.

Đính kèm Tệp vào Dự án, Tác vụ và Khách hàng

Kết hợp quản lý tệp với quản lý dự án của Awerka. Đính kèm tài liệu trực tiếp vào bất kỳ thực thể nào và giữ mọi thứ trong bối cảnh.

Tìm hiểu thêm

Xem nó hoạt động

Có câu hỏi? (FAQ)

Có. Mỗi lần tải lên tạo một phiên bản mới trong khi giữ tất cả các phiên bản trước đó có thể truy cập được để xem xét hoặc khôi phục. Bạn có thể so sánh các phiên bản, khôi phục các tệp cũ hơn và xem chính xác ai đã thay đổi cái gì và khi nào. Điều này đảm bảo bạn không bao giờ mất những bản sửa đổi tài liệu quan trọng.

Tất nhiên. Sử dụng quyền từng người dùng hoặc nhóm để kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, tải xuống hoặc xóa từng tệp hoặc thư mục. Quyền được kế thừa từ các thư mục cha nhưng có thể được ghi đè ở bất kỳ cấp nào. Điều này lý tưởng cho việc tách biệt các tài liệu HR, hồ sơ tài chính hoặc các tệp dành riêng cho khách hàng.

Awerka hỗ trợ tất cả các loại tệp phổ biến bao gồm PDF, hình ảnh (JPG, PNG, WebP), tài liệu văn phòng (Word, Excel, PowerPoint), tệp văn bản và lưu trữ (ZIP, RAR). PDF và hình ảnh có thể được xem trước trực tiếp trong trình duyệt mà không cần tải xuống. Không có hạn chế về loại tệp bạn có thể tải lên và lưu trữ.

Tất cả các tệp được lưu trữ ở các trung tâm dữ liệu Đức với tuân thủ GDPR đầy đủ. Dữ liệu được mã hóa khi đang lưu trữ và trong quá trình truyền. Các tệp của mỗi khách hàng được cô lập hoàn toàn — không tổ chức nào khác có thể truy cập tài liệu của bạn. Cơ sở hạ tầng của chúng tôi đáp ứng các yêu cầu để lưu trữ các tài liệu kinh doanh được kiểm toán.

Dung lượng lưu trữ phụ thuộc vào gói đăng ký của bạn. Mỗi gói đều bao gồm một phân bổ cơ sở hợp lý, và có thể thêm lưu trữ bổ sung khi cần. Bạn có thể giám sát mức sử dụng hiện tại bất kỳ lúc nào trong cài đặt tài khoản. Liên hệ với nhóm của chúng tôi nếu bạn cần hạn ngạch lưu trữ tùy chỉnh cho các trường hợp sử dụng khối lượng lớn.

Có. Các tệp có thể được đính kèm trực tiếp vào dự án, tác vụ, khách hàng, khách hàng tiềm năng và đơn hàng. Điều này giữ tài liệu trong bối cảnh — bản vẽ kỹ thuật ở cùng với dự án, hợp đồng ở cùng với khách hàng và biên lai ở cùng với đơn hàng. Bạn cũng có thể duyệt tất cả các tệp đính kèm từ trình quản lý tệp trung tâm.

Chia sẻ tệp với các thành viên nhóm riêng lẻ hoặc toàn bộ nhóm trong tổ chức của bạn. Bạn kiểm soát mức độ truy cập — chỉ xem, chỉnh sửa hoặc kiểm soát đầy đủ. Tất cả chia sẻ được quản lý thông qua hệ thống quyền, vì vậy bạn luôn biết chính xác ai có quyền truy cập vào tài liệu nào. Các tệp được chia sẻ xuất hiện trong chế độ xem tệp của mỗi người dùng tự động.

Có. Awerka duy trì nhật ký kiểm toán đầy đủ về tất cả các hoạt động tệp — tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, thay đổi quyền và xóa. Bạn có thể xem ai đã truy cập tệp, khi nào và hành động nào được thực hiện. Đường dõi kiểm toán này rất cần thiết để tuân thủ, quản lý chất lượng và trách nhiệm nội bộ.

Sắp xếp, bảo vệ và chia sẻ các tệp của bạn — tất cả ở một nơi

Bắt đầu miễn phí. Nâng cấp khi bạn sẵn sàng.

Thử miễn phí So sánh kế hoạch

Awerka cho di động

Quản lý doanh nghiệp của bạn khi đang di chuyển. Truy cập khách hàng, dự án và theo dõi thời gian từ bất kỳ nơi đâu với ứng dụng di động của chúng tôi.

Tổng quan kinh doanh Awerka trên di động và máy tính để bàn