Управление на документи с разрешения и одитни пътечки

Всички файлове на един място. С Awerka, всеки намира всичко.

Съхранявай, споделяй и организирай твоите документи на компания безопасно на един централен концентратор с пълна контрол на достъп и одитно архивиране.

Начни безплатно

Файлове разпръснати в пет облака — и никой не може да намери нещо.

Договорът е в чийто-то пощенски кутия, плана е в Dropbox, снимката на щетата е в WhatsApp на колега. Когато някой трябва оригинала, търсенето почва. Кой има достъп, кой не — чист шанс. Кой редактирал последния версия — никой съвсем не знае. И когато идва проверката на данъка, нещата получават интересни.

В Awerka всяка файл висне директно на клиента, на проекта, на поръчката. Разрешения следват автоматично — който може да видите проекта може да видите файловете му. Встроени преглеждане означава че не трябва дори да щракнеш, за да отворите. История на версии показва кой изменил какво кога. Одитно, GoBD съответствие — без какво да резервира допълнително.

Dropbox, OneDrive, Google Drive — твърди инструменти за груба съхранение на файлове. Но те не знаят нищо за твоя работа. Awerka съхранява файла точно там, където трябва: на клиента, в проекта, в историята. Не търсиш — щракваш там, където документа беше винаги трябвало да бъде.

Файлове прикрепени към работата

Клиент, проект, поръчка — нищо не потъва

Разрешения следват проекта

Дробни достъп без администратор гимнастика

Одитно & GoBD съответствие

Хоствано в Германия, с пълна история на версии

Спокойна преглед на документ на екран — Awerka слага всеки файл точно там, където трябва

Централизирана съхранение

Съхранявай всички документи на компания на един място — лесни за намиране, безопасни и винаги достъпни от всяко устройство.

Безшевна споделяне

Споделяй файлове с колеги, клиенти и партньори с просто няколко щракванията. Контрол кой може да преглежда, редактира или изтеглять.

Контрол на достъп

Задай дробни разрешения на папки и файлове, за да задържи чувствителна информация защитена. На потребител и на групови нива на достъп.

Всичко, което ти трябва

Качи и организирай документи в папки
Drag-and-drop качване на файлове за бързо масово качване
Преглед на PDFs, изображения и офис документи директно в браузъра
Галерия изглед на изображения за видима преглед на файлове
Контрол на версии, за да проследя промени с течение на времето
Дробни разрешения на потребител, групови и наемател нива
Търсене и филтър по тагове, имена и метаданни
Тагване на файли и метаданни за лесна категоризация
Прикачване на файлове към проекти, задачи и клиенти
Наемател отделена безопасна съхранение със криптирани пътечки на файлове
Проследяване на история на изтегляния и одитни логове
Хоствано в Германия — GDPR съответствие

Функции за управление на файлове

Всичко, което трябва на професионално управление на документи — от организирана структура на папки към безопасна контрол на достъп.

Структура на папки

Организирайте файлове в йерархични папки, които отразяват вашата корпоративна структура. Създавайте вложени папки за отдели, проекти или клиенти.

Сигурно съхранение

Файловете се съхраняват сигурно в немски центрове за данни с пълна изолация на наемателя. Данните на всяка организация са строго разделени и защитени.

Вградена преглед

Преглеждайте PDF файлове, изображения и документи директно в браузъра, без да се налага да ги изтегляте. Спестете време и намалете използването на локално съхранилище.

Контрол на достъпа

Задайте гранулирани разрешения за всеки потребител и група за всяка папка и файл. Контролирайте кой може да вижда, редактира, изтегля или изтрива документи.

Случаи на употреба

От договори до фактури — вижте как отборите използват управлението на файлове на Awerka в ежедневната си работа.

Управление на договорите

Съхранявайте и проследявайте договори, крайни сроци и версии на документи на едно централно място. Никога не пропускайте крайни сроци за подновяване или условия на договори. Прикачвайте договори директно към съответния клиент или проект за моментален достъп.

Документация на проект

Прикачвайте файлове директно към проекти, задачи и клиенти. Съхранявайте технически чертежи, спецификации, снимки и отчети, свързани с работата, към която принадлежат. Всеки член на екипа вижда най-новите документи, без да претърсва имейли.

Архив на фактури

Съхранявайте всички финансови документи в архив, одитен от одита. Фактури, разходи и кредитни бележки се съхраняват сигурно и са незабавно достъпни за търсене. Отговарете на нормативните изисквания за съхранение с увереност.

Прикачване на файлове към проекти, задачи и клиенти

Комбинирайте управлението на файлове с управлението на проекти на Awerka. Прикачвайте документи директно към всеки обект и съхранявайте всичко в контекст.

Научете повече

Виж го в действие

Преглед на контролния панел на файловете

Има ли въпроси? (ЧЗВ)

Да. Всеки upload създава нова версия, докато всички предишни версии остават достъпни за преглед или възстановяване. Можете да сравните версии, да възстановите по-старите файлове и да видите точно кой какво е променил и кога. Това гарантира, че никога не губите важни пределения на документи.

Абсолютно. Използвайте разрешения за всеки потребител или група, за да контролирате кой може да вижда, редактира, изтегля или изтрива всеки файл или папка. Разрешенията се наследяват от родителските папки, но могат да бъдат отменени на всяко ниво. Това е идеално за разделяне на документи от HR, финансови записи или файлове, специфични за клиент.

Awerka поддържа всички обичайни типове файлове, включително PDF, изображения (JPG, PNG, WebP), документи на Office (Word, Excel, PowerPoint), текстови файлове и архиви (ZIP, RAR). PDF и изображенията могат да бъдат преглеждани директно в браузъра, без да се налага изтегляне. Няма ограничения кои типове файлове можете да качите и съхранявате.

Всички файлове се съхраняват в немски центрове за данни с пълно съответствие с GDPR. Данните са криптирани при съхранение и по време на пренос. Файловете на всеки наемател са строго изолирани — никоя друга организация не може да получи достъп до вашите документи. Нашата инфраструктура отговаря на изискванията за одиторски архив на бизнес документи.

Капацитетът на съхранилището зависи от вашия план за абонамент. Всеки план включва щедро базово разпределение, и допълнителното съхранилище може да бъде добавено по необходимост. Можете да контролирате използването на всеки момент в настройките на сметката. Свържете се с нашия екип, ако имате нужда от персонализирана квота за съхранилище за ползване с голям обем.

Да. Файловете могат да бъдат прикачени директно към проекти, задачи, клиенти, потенциални клиенти и поръчки. Това съхранява документи в контекст — технически чертежи остават с проекта, договори остават с клиента, и разходи остават с поръчката. Можете също да преглеждате всички прикачени файлове от централния управител на файлове.

Споделяйте файлове с отделни членове на екипа или с цели групи в организацията. Вие контролирате нивото на достъп — само преглед, редактиране или пълен контрол. Всички споделяния се управляват чрез системата на разрешенията, така че винаги знаете точно кой има достъп до които документи. Споделените файлове се появяват в прегледа на файлове на всеки потребител автоматично.

Да. Awerka поддържа пълен дневник на одита на всички дейности на файловете — качванията, изтегляния, редактирания, промени на разрешенията и изтривания. Можете да видите кой е получил достъп до файла, кога и какво действие е извършено. Този дневник на одита е незаменим за съответствие, управление на качеството и вътрешна отговорност.

Организирайте, защитете и споделете вашите файлове — всичко на едно място

Стартирай безплатно. Надстройка, когато си готов.

Пробвай безплатно Сравни планове

Awerka за мобилен

Управлявай твоя бизнес в движение. Достъпи клиентите, проектите и проследяването на време откъдето си с нашето мобилно приложение.

Преглед на Awerka бизнес на мобилен и десктоп